在共享我的 Excel 工作簿屏幕之前我采取的 6 个必要步骤

没有什么比敏感数据泄露或令人迷惑的导航更能快速毁掉在线 Excel 演示了。这是我的预演检查清单，它确保我的界面干净，演示顺畅，同时敏感数据不外露。

使用自定义视图创建演示模式

当我在创建 Excel 工作簿时，我会以 100% 缩放比例工作，并显示所有筛选器。但当我分享屏幕时，同样的视图对观众来说往往难以阅读。这就是为什么我使用自定义视图来创建演示模式，设置为 140% 的缩放级别，并预先应用特定的筛选状态。

首先，我创建一个应用了我所有个人筛选器的标准视图，这样在演示结束后我可以快速切换回它。然后，我点击功能区“视图”选项卡中的“自定义视图”，选择“添加”，并给它一个通用名称，比如标准视图。

然后，我对演示文稿进行准备性的调整，并按照相同的步骤设置另一个视图，我称之为演示。

自定义视图存储以下美学属性：

• 隐藏和显示的列和行。
• 已应用筛选和排序。
• 缩放百分比
• 单元格选择
• 窗口设置（例如滚动条的确切位置以及任何冻结的窗格）。
• 打印设置（例如页面方向、边距和特定打印区域）。

请记住，视图是针对工作表的，这意味着你必须为计划显示的每个标签创建单独的视图。此外，如果工作簿中存在任何 Excel 表格，自定义视图将无法使用，因此请务必先检查这些表格。

使用选择窗格隐藏干扰对象

我正在使用的 Excel 文件中经常混杂着一些临时对象，比如带有临时备注的文本框、草稿图表或用作占位符的形状。这些在创建过程中很有用，但在现场演示时看起来就像未整理的杂乱物。

与其完全删除这些对象，我使用“选择窗格”来“清理桌面”。要打开它，请在“开始”选项卡中展开“查找和选择”下拉菜单，然后点击“选择窗格”。

此面板列出了工作表上的每个对象，并带有一个小眼睛图标用于切换可见性。我使用“全部隐藏”按钮来瞬间清空工作表上的所有浮动注释和草稿数字，一旦屏幕共享结束，我只需点击“全部显示”即可继续工作。

像自定义视图一样，选择窗格是特定于工作表的，因此请记得在计划共享的每个标签上运行此检查。

清理界面以隐藏 Excel 干扰

我希望我的观众关注数据，而不是 Excel 功能区或背景杂乱。为了创建干净、仪表板式的外观，我在“查看”选项卡中取消选中“网格线”和“标题”，让电子表格看起来像完成的报告而不是正在进行的工作。我还取消选中“公式栏”，以确保观众只看到最终结果，而不是背后的逻辑。

除了基本的复选框，我还会按 Ctrl+F1 收起功能区。这可以最大化我的垂直屏幕空间，当在视频通话中演示时，这尤其有用，因为会议应用的界面通常会占用显示区域。

审核文件菜单和最近使用的工作簿列表

在 Excel 屏幕共享时，点击最危险的按钮是“文件”。这会打开后台视图，显示我最近打开的工作簿，这些工作簿可能包含敏感的客户姓名、内部项目名称，或者只是我不希望别人看到的个人文件。

为了防止这种后台泄露，我在直播前会审核这个列表。为此，我点击“文件”>“选项”>“高级”，向下滚动到“显示”部分，然后将“显示此数量的最近使用的工作簿”设置为零。

这会立即清空列表，即使我必须在观众面前通过菜单系统操作，也能确保我的文件历史保持私密。

同样地，如果你打开了其他 Excel 工作簿并将鼠标悬停在任务栏上的 Excel 图标上，所有这些文件名都会显示出来。因此，在共享屏幕之前，先将鼠标悬停在图标上，并关闭任何敏感文件。

为多标签演示打开重复窗口

在 Excel 标签之间切换是让观众产生晕动症的最简单方法。当我需要演示两个不同工作表之间的关系时，我会使用“视图”选项卡上的“新建窗口”工具。这会打开同一工作簿的第二个实例，让我可以同时查看两个标签。

要将它们完美排列，我点击“全部排列”，或者直接使用 Windows 键加箭头键将窗口并排排列。

这个设置让我可以在一个标签页指向数据源，同时在另一个标签页显示生成的图表，而且整个过程没有任何突兀的过渡。

静音通知并选择合适的分享模式

我清单中的最后一步是在 Excel 外完成的。为了避免收到来自 Slack 或电子邮件的尴尬提醒，我总是在加入会议前点击任务栏上的日历并选择“专注”来切换 Windows 的专注模式。如果你使用 Mac，请打开“控制中心”（右上角菜单栏），点击“专注”图标（月亮），然后选择“请勿打扰”。

此外，在需要演示的时候，我总是小心地选择“共享窗口”而不是“共享屏幕”。这样可以创建一个虚拟沙箱，即使我需要切换显示器查看私人参考资料或邮件，观众也会一直专注在 Excel 界面上。

这是保护职业隐私的终极安全网，但请记住以下几点：

• 对话框陷阱：如果你共享了特定的窗口，然后打开 Excel 对话框（例如“设置单元格格式”或“条件格式管理器”），一些会议应用程序不会向你的观众显示该对话框。我总是先和同事测试一下。
• 音频提醒：关闭通知可能只会阻止某些应用的视觉弹出提示。因此，请确保系统音量或特定应用的通知声音也被静音，以防“叮”声打断你的工作流程。

会议结束后，你的工作并没有完全结束。如果你需要将文件发送给与会者，应该使用 Excel 内置的工具清除文件元数据中的个人信息。此外，还可以采取一些额外措施，使共享的电子表格对下一个打开它的人更易于操作，从而确保你的辛勤工作在屏幕共享结束后仍然保持专业水平。