5 个每天帮我节省时间的隐藏 Outlook 工具

Outlook 之所以成为最广泛使用的电子邮件服务提供商之一是有原因的。但当你知道如何更好地使用它时，它会更好。

这里有5个功能可以让你更快、更高效地绕过它。

扫

清理功能可能是保持收件箱清零而无需不断微管理订阅的最激进且有效的方法之一。每当你从新闻简报或定期通知中选择一封邮件时，你都可以在 Outlook 网页版或新 Outlook 界面的顶部功能区找到该工具。

你可以选择移动某个发件人的所有消息，但真正的强大之处在于可以选择始终保留最新消息并删除其余消息的功能。这对于发货通知、每日新闻简报或系统警报非常宝贵，因为昨天的信息今天可能完全无关紧要。

另一个强大的清理配置功能是能够自动删除来自特定发件人的超过十天的邮件。这对于那些过期后仍占用存储空间的限时优惠或每周优惠券非常适用。当你启动清理功能时，Outlook 会立即在现有收件箱中执行命令以清除积压的邮件，然后静默地创建一个后台规则来处理以后的情况。这为你节省了手动清理数百封旧邮件的初始时间。

延迟交付

延迟发送功能将电子邮件从一种被动的干扰转变为一种战略性的沟通工具。在工作环境中，晚上11点发送邮件可能会向同事或客户传递错误的信号，暗示你全天候可用或期望立即回复，或者只是希望你的老板第二天才回复。

通过使用延迟发送，你可以在思路清晰或深夜工作时撰写邮件，但将邮件安排在收件人可接受的时间到达他们的收件箱，例如第二天早上8:00。在经典版的Outlook中，这一功能位于“选项”选项卡下的“延迟发送”，你可以在这里设置具体的“不可早于该时间发送”时间。

Outlook 桌面版要求客户端在发送邮件时必须打开并运行，邮件才能实际发送。要实现服务器端发送，可以访问网页版，通过点击发送按钮旁的下拉箭头，可以使用“定时发送”功能。这个版本在服务器端运行，这意味着一旦你点击定时发送按钮，邮件会保存在云服务器上，并会在你选择的准确时间发送，即使你的电脑处于关闭状态。

安排投票

日程投票功能是流行的 FindTime 插件的现代升级版本，现在原生集成在 Outlook 中，以消除协调空闲时间的繁琐往返。你不必再发送列出可用时间段的电子邮件并希望在对方回复前这些时间段不会被占用，而是可以直接从“插入”选项卡或功能区中的“用日程投票回复”按钮插入日程投票。

这个工具会查看你的 Microsoft 365 日历，提出你空闲的时间，但它也允许你手动选择你想提供的特定时间段。当你发送投票时，收件人——包括使用 Gmail 或其他服务的组织外人员——会收到一个投票页面的链接，他们可以选择所有适合他们的时间，甚至可以为他们最喜欢的时间段投票。

你不需要不断检查投票状态，因为 Outlook 会自动处理投票结果。一旦所有人都投票完成并找到一个共同的时间，工具可以自动向所有与会者发送会议邀请并在你的日历上预留时间。

快速步骤

快速步骤本质上是自定义的宏，允许你通过单击或使用键盘快捷键在一封电子邮件上执行多个操作。虽然标准规则是自动的，并且会在电子邮件到达时运行，但快速步骤是手动触发的，用于在你阅读电子邮件时处理它们。

位于“首页”功能区的中央，此工具允许你将一系列不同的命令串联起来。例如，你可以创建一个名为“团队更新”的快速步骤，将邮件标记为已读、标记为下周跟进、移动到“项目Alpha”文件夹，并将一份副本转发给助手。如果没有此工具，执行这四个操作每封邮件至少需要十到十五秒的点击和拖动。而有了快速步骤，这一切瞬间完成。

通过“管理快速步骤”界面设置这一功能非常简单，你可以从零开始创建自己的操作序列。一种高效的工作流程是为不同的情境创建“完成”快速步骤。你可以设置一个按钮将电子邮件标记为已完成并移动到存档文件夹，或设置另一个按钮将邮件标记为已读并根据邮件内容创建日历预约。你甚至可以将这些步骤分配给快捷键，例如 Ctrl+Shift+1，从而完全通过键盘处理收件箱。

稍后处理邮件

“稍后提醒”功能是现代 Outlook 用户实现“收件箱清零”方法的重要组成部分，尤其适用于移动应用、网页版或 Windows 新版 Outlook 的用户。很多时候，你会收到一些重要但无法立即处理的邮件——例如下个月的航班确认或需要到周二才能获得的数据请求。稍后提醒功能允许你右键点击一封邮件，并选择一个特定的日期和时间让它再次出现。当你设置后，邮件会从收件箱移到专门的“稍后提醒”文件夹，从而立即整理你的视图。

在你选择的确切时间，邮件会重新出现在收件箱的顶部，就像刚刚收到一样，同时伴有通知。这确保你在有资源或上下文来处理它时，邮件正好处于你的注意范围内，而不是被堆积的新邮件掩埋。这不同于标记邮件，标记邮件只是将项目保留在收件箱中，并依赖你查看任务列表。延迟提醒会主动将邮件重新纳入你的工作流程。对于管理订阅或账单付款尤其有效；你可以将账单延迟到发薪日前一天，这样可以确保你不会错过付款，同时也不必在两周内查看发票。

这五种工具可以将你的工作流程从被动转为主动，确保你掌控收件箱，而不是让收件箱控制你。