Outlook 正隐藏着一个强大的自动化工具——以下是使用方法

Outlook 有许多很酷的功能，你可以用在你自己的电子邮件客户端上。其中一个功能以一种令人惊讶的强大自动化工具的形式出现，可以大大节省你的时间。

我们当然是在谈论快速步骤。但是它是什么，它如何能让你充分利用呢？

快速步骤是什么？

你可能没用过的最佳自动化工具

快速步骤是一个直接内置在 Outlook 桌面和网页应用中的自动化工具，它允许用户通过一次点击或键盘快捷键对电子邮件消息执行多项操作。

与标准的 Outlook 规则不同，标准规则会根据预定义的条件（如发件人地址或特定关键字）在后台自动运行，而快速步骤需要手动启动。这一区别使它们非常适用于那些在采取行动前需要人工判断的电子邮件，但随后的操作高度重复的情况。

例如，您可能经常收到需要分类、转发到会计部门，然后移入特定归档文件夹的发票。与其为每张发票手动执行这三个不同的操作，用户可以配置一个快速步骤，同时执行所有操作。该功能包含几个默认模板，例如将邮件移到特定文件夹或回复并删除原始邮件，但它的真正强大之处在于其可自定义性。您可以将各种命令串联在一起，包括为邮件标记跟进、更改已读状态、永久删除项目、复制邮件、使用邮件文本作为正文创建日历预约以及生成任务。您可以将所有这些微任务组合成一个统一命令，有效地消除经常占用专业人士工作日大量时间的重复点击和拖拽操作。

该工具本质上充当电子邮件的个性化宏，弥合了完全手动分类与传统收件箱规则的僵硬、全自动化之间的差距。

我该如何设置它？

这相当简单

要开始在 Outlook 桌面应用中设置自定义快速步骤，请导航到主功能区的“主页”选项卡，并找到位于中央附近的专用快速步骤库。点击此部分的展开箭头可以显示管理现有项目或从头创建全新项目的选项。您也可以在“设置”部分查看它们。

在创建新的快速步骤时，界面会提示用户分配一个描述性的名称，这对于在画廊被各种自动化例程填满后识别该工具至关重要。设置的核心涉及从一个全面的下拉菜单中选择特定操作。用户可以选择一个初始操作，例如转发电子邮件，然后点击按钮添加后续操作，例如将原始邮件移动到存档文件夹并标记为已读。

该界面允许将大量操作以逻辑顺序堆叠在一起。在此设置阶段可用的最强大功能之一是能够为快速操作分配专用的键盘快捷键，通常使用 Control、Shift 和数字键的组合。这使用户能够在不离开键盘的情况下处理收件箱。在新版 Outlook 和网页版 Outlook 中，该过程也同样直观，用户可以通过常规设置齿轮图标导航，选择“邮件”类别，然后找到“快速操作”菜单来访问快速操作设置。无论版本如何，一旦选择并保存所需的操作序列，新创建的自动化功能将立即可供日常使用。

我应该使用它吗？

它减少了重复的工作流程

对于每天只处理少量邮件的用户来说，投入时间去配置这些自动化功能可能得不偿失。然而，如果你发现自己经常收到数百封需要各种但一致处理的电子邮件，快速步骤是必不可少的。它们对于不断分配任务的管理者、将查询转发到特定部门的客户服务代表或严格遵循收件箱归零方法的任何人尤其有用。

如果你发现自己反复执行完全相同的点击序列——例如将电子邮件拖到特定的项目文件夹中，将其标记为高优先级，然后手动输入标准的转发消息——那么你就是这个工具的理想使用者。

重要的是要记住，快速步骤不应取代传统的 Outlook 规则，而应对其进行补充。规则最适合用于可预测的、低价值的通信，例如时事通讯、自动系统警报或可在无需人工查看的情况下分类的宣传材料。另一方面，快速步骤是为那些在做出决策前需要您直接认知评估的关键通信而设计的。通过将该决策的机械执行交给软件处理，用户可以大大减少邮件疲劳，并在一个工作周内夺回宝贵的时间。

这一内置功能将 Outlook 从一个简单的通信存储库转变为一个高效的任务管理引擎，使用户可以花更少的时间组织工作，更多的时间实际完成工作。