为什么你应该始终在 Microsoft Word 中使用非打印字符

人们在使用 Microsoft Word 时面临的主要问题之一是程序如何处理格式。有时，似乎程序有自己的主意！然而，许多这些挫折可以通过显示非打印字符来解决。

什么是非打印字符？

非打印字符是一种格式标记，用于决定文档的布局。如其名称所示，非打印字符仅存在于屏幕上的格式显示中，不会出现在打印出的文档中。

以下是一些最常见的非打印字符：

在表格中还有一些特殊字符，用于表示行的结束或单元格中某些内容的结束。

默认情况下，只有当你点击功能区“开始”选项卡中的“显示/隐藏”（¶）图标或按 Ctrl+Shift+8 时，Word 才会显示这些字符。再次点击同一图标（或使用相同的键盘快捷键）可以再次隐藏它们。

或者，要永久显示某些非打印字符，请单击“文件”>“选项”或按 Alt > F > T 打开 Word 选项窗口。然后，在左侧菜单中单击“显示”，在列表中选中或取消选中格式标记。完成后，单击“确定”。

我更喜欢把这些全部取消选中，这样我就可以通过“开始”选项卡中的¶图标来选择是否打开它们。毕竟，它们有时会碍事！

识别令人沮丧的格式问题

因为非打印字符会显示 Word 文档中通常隐藏的元素，例如空格、换行符、段落符和制表符，它们让你可以看到文档的骨架结构。

因此，你可以识别出工作中那些间距、对齐、分页和其他元素存在问题的部分，如果看不到非打印字符，这些问题是无法察觉的（因此会造成很大的挫败感）。

例如，这份文件第一行的单词之间有异常大的空格。

当我启用不可打印字符时，我可以看到这种格式是由句号后放置的换行符引起的，并且由于文本对齐方式是两端对齐，它迫使该行的单词填满页面的整个宽度。

所以，我可以删除这个换行符，并用空格或段落来纠正这个问题。

与其浪费时间用肉眼尝试诊断格式问题的原因，不如只需点击一下即可启用非打印字符，一目了然地看到问题。

优化协作

如果你从零开始创建了自己的文档，每个单词、换行、空格和段落都是你添加的，那么你更有可能理解这项工作的构成方式。

然而，如果你正在与他人实时协作处理文档或向你收到的文档添加内容，养成启用非打印字符的习惯是很好的。这样可以确保每个人都遵循样式指南，或者至少使用相同的格式“规则”。

例如，他们是在每个段落的末尾按两次回车键，还是文档设置为在每个段落后自动添加一定大小的空白？人们是在日期的数字和单词之间使用不间断空格（以防止分隔成两行），还是使用普通空格？

在协作情况下启用不可打印字符（并鼓励其他人也这样做！）可以帮助避免方法上的差异，这意味着你（和其他人）以后就不必回去修改他们的工作了。

确保格式一致性

继续讨论一致性的话题，让我们看这个例子，每一段的第一行都是缩进的。

虽然这两段看起来一致，但实现这些缩进的方法不同。在第一段中，添加了一组空格，而在第二段中，按下了 Tab 键。只有在打开不可打印字符时才能看到这一点。

为什么这很重要？嗯，如果我增加文档的字体大小，通过 Tab 创建的缩进将保持不变，而通过空格创建的缩进会改变，因为空格的大小会随着字体大小的变化而变化。这意味着我的缩进会不一致。

因此，启用不可打印字符意味着我可以在最早的机会识别并——重要的是——纠正不一致之处。

进行精确编辑

所以，你已经完成了五十页的论文，并准备把它交给导师。即使你的文档运行正常并显示如你所预期的那样，也最好确保你的文档干净、专业地呈现和排版。

在这个例子中，第一个标题的末尾有两个多余的空格，只有在开启不可打印字符时才能轻松识别。

在这里，文档末尾的额外段落标记会溢出到下一页，导致出现一页无用的空白页，这只会影响文档的打印效果。此外，如果我将文档保存为 PDF，这页空白页将会被附加到文件的末尾。

因为我发现了这些多余的字符，我可以将它们从文档中删除，因此，我的打印机就不需要打印空白页了。

更重要的是，在启用非打印字符的情况下编辑文档可以帮助你挽回一些额外的字符，如果你必须遵守字符限制，因为空格和制表符会计入字符总数。

除了开启不可打印的空格之外，还有许多其他方法可以改善你的 Microsoft Word 格式，例如使用多级列表、添加自动目录以及在段落后添加间距。