Excel 最好的快捷方式与键盘无关——是这个框

在 Excel 中，每次选择一段数据时，都会出现一个小图标。它位于选定区域的右下角，看起来像一个小闪电，大多数人本能地会忽略它。毕竟，微软的 Office 程序中充满了这样一些对我们很多用户来说毫无意义的随机图标。

你可能会把它当作一个杂乱的界面元素而忽略掉，或者点击它一次，立刻不明白自己在看什么，然后再也不去看它。这是一个错误，因为那个小图标是通往我离不开的一个 Excel 功能的入口：快速分析工具。

这个小盒子比你想象的功能更多

快速分析实际解锁的内容

当你点击 快速分析 图标（或按 Control + Q 调出它）时，会出现一个带有五个选项卡的小浮动菜单：格式化、图表、汇总、表格和迷你图。这些选项卡中的每一个都是一个特定类型分析的快捷方式，而通常这些分析需要通过原本杂乱的 Excel 功能区菜单来操作。

与其上到功能区并在子菜单中摸索，不如使用快速分析菜单来快速可视化和汇总您的数据，并提供条件格式、图表、总计、表格等选项。您可以将其视为一个上下文感知的助手，它会读取您选中的数据，并立即显示最相关的选项。它不会提供您需要的所有 Excel 功能，只会提供基于您所选数据范围可能有用的功能。这就是快速分析工具的全部意义——它在您已经开始操作、思考的过程中，就在您需要的时候与您相遇。

现在，如果这一切听起来好得令人难以置信，请记住，如果你的选择区域包含合并单元格，快速分析工具是不会出现的。如果你选择的是非连续区域，比如按住 Control 键选择两列，它也不会激活。它需要一个干净的数据块才能工作。除此之外，该工具适用于任何非空选择，能够稳定地减少处理常见任务所花的时间，无需与顶部拥挤的功能区进行交互。

Formatting而没有通常的痛苦

无需浏览菜单即可立即突出显示数据

Excel 的格式化标签是一个充满有趣功能的兔子洞，其中一半是在你试图实现特定类型的格式时意外发现的。问题是，这需要时间，并且需要相当多的摸索才能得到你需要的东西。如果以前没有使用过，正确使用条件格式化也可能会有些棘手。

正如其名称所示，快速分析工具是一种更快捷的方法来执行此操作。选择一列销售数据，打开快速分析，你就可以立即使用数据条。这些是在单元格内的进度条，只需一次点击就能将一列原始数字转变为视觉比较。或者，你也可以应用颜色刻度，使较低的数值显示为红色，较高的数值显示为绿色，这样一眼就能看出哪些指标表现更好，哪些不佳。

另一个图标集选项可以在你的单元格中添加小箭头或红绿灯符号——当你与他人共享电子表格而不希望他们在数字中迷失时，这非常有用。还有“大于”和“前10%”选项，可以让你立即突出异常值，而无需编写复杂的条件格式规则。

所有这些操作都可以在 Excel 的格式化选项卡中完成，但这需要几分钟时间、六七次点击以及一些配置才能使其工作。使用快速分析，它们只需两秒钟的悬停和点击即可使用。

几次点击即可生成图表

几乎瞬间将原始数字转化为可视化

快速分析工具的另一个相当令人印象深刻的部分是图表选项卡。一旦你选择了数据并打开该工具，Excel 会根据它在你的选择中检测到的内容自动建议几种图表类型。你可以将鼠标悬停在每个选项上，实时预览你的数据的显示效果。当你找到喜欢的图表时，点击它，你的图表就制作完成了。

它并不总是正确的，这意味着有时你需要用传统的方法来处理。但大多数情况下，你会在几秒钟内找到合适的图表类型。预览选项也非常好，因为它让你能够准确地看到数据的呈现效果，而不必创建多个图表或查看 Excel 插入菜单功能区中显示的小预览图标。

实时预览消除了所有猜测。如果你曾经插入过一个条形图，却发现折线图更能说明你的意思，快速分析功能可以在你遇到问题之前解决它，通过在你的选择区域中直接显示两种图表的预览。如果即时推荐的图表不够用，你可以点击工具中的更多图表按钮，查看 Excel 的完整推荐图表列表。如果仍然不够，你可以切换到所有图表选项卡，完全掌控图表选择。

总计——无需公式

无需使用功能区即可快速求和和平均

现在我得承认，输入 =SUM() 或 =AVERAGE() 并不会花费很多时间，但你仍然需要提供单元格范围才能让这些公式正常工作，而这正是容易出错的地方。使用快速分析，你只需选择数据，进入总计选项卡，就可以立即在列下方或行右侧轻松添加求和行、平均行、计数、累计总计或百分比总计。

不过，你确实需要注意两排图标。顶部一排会将总计加到列的底部，而底部一排会将总计加到行的右侧。刚开始很容易弄混，但你最多只需使用几次就能形成记忆。Excel 公式也经常会出问题，因此使用快速访问工具可以让你轻松获得完美运行的结果。

迷你图值得更多关注

让趋势一目了然的小型图表

迷你折线图是一个位于单个单元格内的迷你折线图。在我看来，它是 Excel 曾经发布的显示数据的最优雅方式之一。虽然它通常隐藏在图表选项中，但快捷操作工具将其置于前端和中心。

选择一行数据，比如某个特定产品的销售数据，快速分析可以在该行的最后一个单元格中直接添加折线图、柱形图或盈亏图。你可以将此方法应用于所有行，以快速为电子表格中的每一行创建单独的趋势指示器。这对于快速了解哪些在增长、哪些在下降以及哪些表现正常非常有用。

没什么新东西，只是更快

熟悉的工具，现在真的方便使用

快速分析工具不会要求你学习任何新的内容；它只是为你已经做得正确的事情提供即时结果。你不需要记住另一个键盘快捷键或在功能区中翻找，只需让 Excel 提出下一步建议，并在你执行之前显示预览。

一旦你习惯了点击那个小方框，就很难回头。所以，下次当你盯着一张枯燥的数字表格时，不要去找公式，而是使用快速分析工具，看看它为你带来的奇迹。